KVKK Politikası

Bu politika ile çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın,  gerçek kişi müşterilerimizin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışan ve hissedarlarının, yetkililerinin, mal ve hizmet tedarikçilerimizin ve bunların çalışanlarının, kurum ile iş ilişkisi bulunan danışman ve diğer üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde korunması ve işlenmesi prensipleri oluşturulmaktadır.

Şirketimiz GENSER GÜVENLİK SİSTEMLERİ A.Ş. bu politika ile bir Anayasal hak olan Kişisel Verilerin Korunmasını bir Kurum Politikası haline getirmekte ve hukuki ve sosyal sorumluluğu kapsamında Kişisel Verileri Koruma Kanunu, Yönetmelik ve Tebliğler ile ek mevzuat ve düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir.

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile şirket bünyesinde kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunması konusunda farkındalığın oluşması ve tüm süreçlerde mevzuata uyumu temin etmek için sürdürülebilir ve denetlenebilir sistemin kurulması amaçlanmaktadır.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ek mevzuatların uygulanmasına yönelik olarak şirket içerisinde gerekli politika ve prosedürler düzenlenmekte, aydınlatma metinleri oluşturulmakta, açık rızalar uygulanmakta, gizlilik sözleşmeleri yapılmakta, görev tanımları revize edilmekte, kişisel verilerin korunması için şirketimiz tarafından mevzuata uygun idari ve teknik güvenlik tedbirleri alınmakta, bu kapsamda gerekli denetimler yapılmakta veya yaptırılmaktadır.

BÖLÜM 2- TANIMLAR

Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve şirketimizin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında yer alan bazı tanımların açıklamalarına aşağıda yer verilmiştir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi:   Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Veri Sahibi:  Kişisel verisi işlenen gerçek kişi müşteriler, çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler ve çalışanları, ortaklar, Şirketle yapılmış sözleşme kapsamındaki diğer üçüncü şahıs gerçek kişiler.

Kişisel Veri:  Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Örneğin; adı-soyadı, TCKN, e-posta, adres, iş adresi, doğum tarihi, doğum yeri, kredi kartı numarası, ehliyet no, banka hesap numarası, pasaport no, ruhsat no, diploma vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri:  Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde işlendiği ve saklandığı veri kayıt sistemini kuran ve yöneten kişi veri sorumlusudur.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetki kapsamında onun adına veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Açık Rıza:   Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilmez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel Verilerin Yok edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez,  geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesidir.

KVKK:  7 Nisan 2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereğince, Şirket tarafından kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan Şirket “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”.

Veri Sorumluları Sicili: KVK Kurulu gözetiminde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı gözetiminde tutulan ve kamuya açık olan Veri Sorumluları Sicili.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ: 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ.

BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

Kişisel Verilerin İşlenmesi Genel İlkelerde;

“KANUN MADDE 4- (1) Kişisel veriler, ancak bu Kanunda ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir.

 (2) Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur: a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma. b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma. c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme. ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma. d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme” hükümleri yer almaktadır.

Şirketimiz uygulamalarında; Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven, dürüstlük ve şeffaflık kuralına uygun hareket edilmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amaçları açıkça ortaya konulmakta ve bunlara Veri Envanterin de ve Aydınlatma metinlerin de yer verilmektedir. Veriler iş faaliyetleriyle bağlantılı amaçlar kapsamında işlenmektedir.

Kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemler alınmaktadır

Şirket, kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

Şirketimiz kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve faaliyetle ilgili yasal mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza etmektedir.  Mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda mevzuata göre belirlenen periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir

BÖLÜM 4- İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verileriniz ve genel nitelikli kişisel verileriniz, veri envanterin de yer alan veri kategorileri ile bağlantılı, veri işleme amacına ve Kanunun 5. ve 6. Maddesinde yer verilen hukuki sebeplere bağlı olarak işlenebilmektedir.

Aydınlatma Metinlerin de; işlenen kişisel verilerinize,  işleme amacı ve hukuki sebepleriyle eşleştirilerek her veri kategorisi bazında ayrı ayrı yer verilmektedir.

Şirket tarafından elde edilen ve bu bölümde yer verilen her türlü kişisel veriniz (Özel nitelikli kişisel veriler de dahil fakat bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla) aşağıdaki amaçlar ile işlenebilecektir;

Mal Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Mal Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi,  Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi, Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi Kurumsal iletişim ve yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, İş  ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi  ve icrası,  Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi, Fiziksel Mekân Güvenliğinin sağlanması, Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek, yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına karşı diğer hukuki yükümlüklerimizi yerine getirmek.

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim/Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi, İş Sağlığı ve Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep ve Şikayetlerin Takibi, Ücret Politikasının Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Yetenek ve Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini.

İşlenen Veri kategorileri:

Kimlik Bilgisi;  Kişinin kimliğine dair bilgiler; ad soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet bilgileri, vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası, ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgelerin bilgileri.

İletişim bilgileri;  Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi) faks bilgileri, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), IP adresi, elektronik bağlantı sırasındaki sistem bilgileri.

Lokasyon Verisi; Şirket araçlarını ve cihazlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden kişisel veriler; GPS lokasyonu.

Aile Bireylerin ve Yakınları Bilgisi;  Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Şirketin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri (eş, anne, baba, çocuk) ve yakınları hakkındaki kişisel veriler.

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi; Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar.

Hukuki İşlem Bilgisi; Şirketin hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükler Şirket politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler.

Denetim ve Teftiş Bilgisi; Şirketin kanuni yükümlülükleri ve Şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler.

Özel Nitelikli Kişisel Veri; KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (kan grubu da dahil çalışanlara ait sağlık verileri, biyometrik veriler, engellilik durumu, kullanılan cihaz ve protez bilgileri).

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi; Şirkete yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

Finansal Bilgiler; IBAN, Banka hesap no, kredi kart bilgisi, çalışılan banka adı, mail order formu, müşteri ve tedarikçi finansal profil kredi notu bilgileri, sözleşme bilgileri,  vergi dairesi numarası.

Çalışan Özlük Bilgileri; T.C. kimlik numarası, SGK numarası, emeklilik tahsis numarası, şirketteki pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, sağlık bilgileri, AGİ belgesi, aile yakını verileri; evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı soyadı, performans değerlendirme bilgileri, geri bildirim formları, savunma ve ihtar belgeleri/tutanaklar, telefon numarası ve e-mail adresi,  acil durumda aranacak yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası, şirket sicil numarası, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, Özgeçmişi (CV),

Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler; Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler: Sabıka kaydı, Hukuki belgeler Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler.

Mesleki deneyim bilgisi; Diploma bilgileri, kurs bilgileri, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, tecrübe belgesi, lisans belgesi.

KVKK  mevzuatına uyumlu olarak  elde edilen ve işlenen kişisel verileriniz Şirketimize ait fiziki arşivler ve/veya bilişim sistemlerine nakledilerek, hem digital ortamda hem de fiziki ortamda muhafaza edilecek, güvenlik tedbirleri alınarak kontrolü Şirketimizde olmak üzere Şirket dışındaki teknolojik ortamlarda yedeklenebilecektir.